1. Responsable del tratamiento
La Asociación Colombiana de Menopausia — ASOMENOPAUSIA COLOMBIA es una entidad privada sin ánimo de lucro, de carácter gremial y científico, con domicilio en Bogotá D.C., que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta.
Los capítulos regionales de la Asociación aplican esta misma política a los datos que recolectan en sus actividades.
2. Marco legal
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.
3. Definiciones
- Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
- Encargado del tratamiento: persona o entidad que trata datos por cuenta de la Asociación.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta de la Asociación.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, que los trata para sus propios fines.
4. Datos que recolectamos
- Asociados y aspirantes: nombre, documento de identidad, profesión, especialidad y registro profesional, datos de contacto (correo, teléfono, dirección, ciudad), capítulo, fotografía e información profesional para el directorio médico.
- Participantes en eventos y congresos: nombre, documento, profesión, institución, datos de contacto e información necesaria para la inscripción, el pago y la expedición de certificados.
- Personas que nos escriben por el formulario de contacto, el correo o las redes sociales: nombre, correo, celular, ciudad, profesión y el contenido del mensaje.
- Proveedores, patrocinadores y aliados: datos de contacto de sus representantes.
La Asociación no solicita datos sensibles, como información sobre la salud. El formulario de contacto no es un canal de consulta médica: te pedimos no enviar por ese medio información sobre tu estado de salud. Tampoco recolectamos de forma intencional datos de niñas, niños o adolescentes.
5. Finalidades del tratamiento
De acuerdo con los objetivos de sus estatutos, la Asociación trata los datos personales para:
- Gestionar la afiliación, la membresía y la relación con los asociados y los capítulos.
- Publicar el directorio médico con la información profesional que cada especialista autorice.
- Organizar congresos, encuentros y actividades académicas: inscripciones, pagos, asistencia y certificados.
- Enviar la Revista Colombiana de Menopausia, información científica, invitaciones a eventos y noticias de la Asociación.
- Atender solicitudes, preguntas y comentarios recibidos por el formulario de contacto y los demás canales.
- Compartir datos de contacto con la industria médica y con entidades de difusión, en los términos del numeral 6.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Elaborar estadísticas internas para mejorar las actividades de la Asociación.
6. ¿Con quién compartimos los datos?
La Asociación no vende datos personales. Solo comparte los datos de contacto (nombre, correo electrónico, profesión o especialidad y ciudad) con:
- La industria médica y farmacéutica que patrocina o apoya las actividades académicas de la Asociación, para que pueda enviar información científica, de productos y de eventos relacionados con la salud de la mujer. Este envío es una transferencia de datos y solo se hace con tu autorización expresa, que es opcional y puedes revocar en cualquier momento.
- Entidades que trabajan para la Asociación en difusión, como proveedores de envío de correos, organizadores de eventos, plataformas de inscripción y servicios tecnológicos (hosting, correo electrónico). Estas entidades actúan como encargados: solo pueden usar los datos para prestar el servicio a la Asociación y deben protegerlos y mantenerlos confidenciales.
- Autoridades, cuando lo exija la ley o una orden judicial o administrativa.
Algunos proveedores tecnológicos pueden almacenar la información en servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos la Asociación procura que ofrezcan niveles adecuados de protección de datos.
7. Tus derechos como titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a tus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Asociación.
8. Cómo hacer consultas y reclamos
La Junta Directiva Nacional es el área responsable de atender las consultas y reclamos. Escríbenos a asomenopausianacional@gmail.com o a la dirección de la sede nacional, indicando tu nombre, documento de identidad, datos de contacto, la descripción de lo que solicitas y, si aplica, los documentos de soporte.
Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes a su recibo; si pasados 2 meses no se completa, se entenderá que desististe. Mientras se resuelve, el dato quedará marcado como «reclamo en trámite».
9. Directorio médico
El directorio médico publica la información profesional que cada especialista entrega para ese fin (nombre, especialidad, ciudad, capítulo, fotografía, teléfono, correo y página de citas). Cualquier especialista puede pedir en cualquier momento que se actualice o se retire su información escribiendo al correo de la Asociación.
10. Seguridad y conservación
La Asociación adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas o mientras lo exija la ley, y luego se eliminan.
11. Vigencia y cambios
Esta política rige desde [FECHA DE APROBACIÓN]. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página y, cuando afecte las finalidades del tratamiento, se informará a los titulares antes de aplicarlo.